Дигитализация на трудовата книжка в България: Новата ера в трудовите отношения от 1 юни 2025 г.

България се подготвя за значителна промяна в документирането на трудовите правоотношения с предстоящото въвеждане на електронната трудова книжка. Хартиеният носител, който десетилетия наред служеше като основен документ за трудовия стаж на работниците и служителите, скоро ще се превърне в електронен документ, част от единна национална система. Тази трансформация ще промени начина, по който работодатели и служители управляват трудовоправните си отношения, и ще донесе редица предимства, но и някои предизвикателства за всички заинтересовани страни.

Същност на електронната трудова книжка

От 1 юни 2025 г. традиционната хартиена трудова книжка официално ще бъде заменена с електронен документ, наречен "единен електронен трудов запис" (ЕТЗ). Това е част от мащабната дигитализация на трудовите отношения в страната, която започна със законодателни промени, приети през октомври 2023 г.

Единният електронен трудов запис представлява електронен документ, който съдържа всички данни и обстоятелства, свързани с трудовата дейност на работника или служителя, и ще има статут на официален удостоверителен документ. Той ще бъде част от създавания от Националната агенция за приходите (НАП) Регистър на заетостта.

България е една от последните държави в Европа, които все още използват хартиена трудова книжка. Преходът към електронен формат е логична стъпка в условията на нарастваща дигитализация и отговаря на съвременните тенденции за електронно управление.

Какво ще съдържа електронният трудов запис

Електронният трудов запис ще включва:

• Имена на работника или служителя
• Личен идентификатор
• Идентификатор и име на работодателя
• Основание на трудовия договор
• Дата на сключване и начало на изпълнение
• Срок на договора (ако е приложимо)
• Дата на сключване на допълнителни споразумения
• Дата и основание за прекратяване
• Размер на основното трудово възнаграждение
• Код на длъжността по НКПД
• Код на икономическата дейност
• Код на населеното място на местоработата
• Продължителност на работното време
• Платен годишен отпуск и използвани дни
• Изплатени обезщетения при прекратяване

Срокове и етапи на въвеждане

• До 1 юни 2024 г. Министерският съвет трябва да приеме наредба за вписване в регистъра на заетостта.
• До 1 юни 2025 г. НАП изгражда регистъра на заетостта с ЕТЗ.
• От 1 юни 2025 г. електронната трудова книжка официално влиза в сила, хартиената отпада.

Министерството на труда и социалната политика вече предлага промени в наредбата, които да улеснят работодателите и да намалят административната тежест при прехода към новата система.

Задължения на работодателите

Преди 1 юни 2025 г.

• Да се запознаят с новото законодателство и наредбата за вписване в регистъра
• Да осигурят технически средства и знания
• Да обучат персонала, отговарящ за трудови отношения

След 1 юни 2025 г.

• Да вписват трудови договори, изменения и прекратявания в регистъра вместо в хартиена книжка
• Да спазват срокове за вписване:
  • 3 дни при сключване или изменение
  • 7 дни при прекратяване
• Да поддържат актуални данните в електронния запис

Подаване на данни може да става:

• С квалифициран електронен подпис
• С ПИК от НАП
• За микропредприятия с до 5 служители – на електронен носител с писмо

Какво трябва да знаят работниците и служителите

• Всеки ще има пълен достъп до своя електронен трудов запис
• Хартиените книжки, издадени преди 1 юни 2025 г., остават валидни за вписаното в тях
• Тези книжки не трябва да се унищожават